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仓库管理制度 第一节 总 则 第二节 入库管理规定 第三节 保管管理规定 第四节 出库管理规定 第五节 发运管理规定 第六节 退库管理规定 第七节 盘点管理规定 第八节 安全管理规定 第九节 考勤/通讯管理规定 第十节 奖惩管理规定仓库管理制度
第一节 总 则
为加强仓库管理,提高仓库管理质量,特制定本制度。
本制度中所指的仓库管理包括:货物的验收入库、保管、出库、发运、退库、盘点、安全等工作,以及对仓库人员的考勤和通讯、奖惩等管理制度。
本公司的仓库管理依本制度执行。
第二节 入库管理规定
仓管员接到收货通知后,安排好货位,准备好必要搬运工具及劳务工。
仓管员应会同相关部门人员对每项进库的物品,应于货到当日详加验收。入库验收:
对新采购的物品,仓管员应依据相关提货单、入货单、供方送货单,核对货物的品名、编号、型号、规格、数量等内容(个别货物还应包括生产日期、保质期限、质量证明等等);核对实物是否相符完好;货物及包装上是否贴有标识。
仓管员在验收货物过程中,如发觉附件短少、数量不符或货物破损、性能变质时,最迟应于收货次日以书面形式通知相关部门。货物验收过程中遇到无法解决的问题或出现异态,经领导批准后办理相关凭证,进行入库。如未办理相手续,擅作入库处理,日后发现货物损坏等问题,视为仓管员管理不善,自行承担相应责任。
已验收入库的货物在一段时间内使用过程中出现质量问题,仓管员应即时通知相关部门,由相关部门负责办理更换或退货。
因公司内部借用、试用、更换、销货退回、调货等重新入库的物品,于交回时应保持领用时的状况。若有损坏,应由公司主管会同技术部门鉴定。鉴定为无法维修或重新销售的,由实际借领人照价赔偿;若零附件遗失或不全时,则应由借领人依据货物价格赔偿。
入库物品验收合格无误后,由采购经办人办理《验收入库单》,须注明货到时间,由采购员、仓管员签字、部门主管复核签字确认方可有效。
送货入货位,仓管员应及时摘录产品序列号(条形编号),登记入库台账,报财务入账。
严格做到五点不收:凭单手续不全不收;品种规格不符不收;质量不符合要求不收;无批准不收;逾期不收。
第三节 保管管理规定
货物的储存保管,以物品的属性、特点和用途规划设置仓库,并根据仓库的条件划区分工。吞吐量大的落地堆放,周转量小的用货架存放。落地堆放以分类和规格的次序排列编号,上架的以分类四号定位编号。
物品堆放的原则:在堆垛合理安全可靠的前提下五五推放,根据货物特点,必须做到过目有数,检点方便,成行成列,文明堆齐。
仓库保管员对库存、代保管的物品以及设备、工具等负有经济责任和法律责任。如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等,保管员应及时报告上级主管,分析原因,查明责任,按规定办理报批手续。未经批准一律不准擅自处理。仓管员不得采取“盈时多送,亏时克扣”的违纪做法。
保管物品要根据属性,考虑储存的场所和保管常识,加强保管措施。同类物品堆放,考虑先进先出,发货方便,留有回旋余地。因仓管员未及时采取相关防护措施,导致物品受潮、损坏,仓管员应负责任。
保管物品,未经主管同意,一律不准擅自借出。维修急用零件或其它原因临时急用的物品,经所属部门主管同意后,可以借用,但必须填写《物品借用单》或借条。同时仓管员必须在《物品临时借用登记本》上登记,并且妥善保管好相关单据。借出物品最迟一个月内归还,未能及时归还,必须向主管说明原因。
仓库要严格保卫制度,禁止非本仓库人员擅自入库。仓库严禁烟火,明火作业需经主管部门批准。仓管员要懂得使用消防器材和必要的防火知识。
退回或换回的旧物品,必须贴上明显的标签,另行堆放。
进入仓库物品必须保持干净整洁,库房内配备常规洁具,应当每日进行清扫,保持仓库整洁。
第四节 出库管理规定
出库验收:
销售部开具《出库单》,经部门主管签字后,派送或传真至仓库,仓管员按出库单所列品名、编号、型号、规格、数量等内容准备货物,等待发货。若有内容不明确应即时与销售部核对、确认。
特殊紧急出库时,业务人员必须以手机短信方式或借条将所需物品的规格型号、数量、发货时间、地址等发送给仓管人员。仓管人员根据手机短信或借条先行报部门主管批准后方可发货,并于上班后当日上午补办手续,通知销售部补开《出库单》。
凡属公司内部人员借用物品,一律使用《物品借用单》。金额较高、较为贵重、或数量较大的物品需由所属部门主管签字同意后,方可借出。
物品出库时,仓管员应摘录产品序列号、出库日期,若无产品序列号,贴以本公司产品编号,以便识辩,并在《货物出库记录本》上登记,以便核查。
经申请批准同意拆件的机器或零配件,在元器件购回后应及时予以恢复,严禁将未恢复的整机或零配件出库。严禁将已拆件缺件、已损坏、退回未经修复货物出库。
严禁无任何单据货物出库,严禁仓管员无任何单据自提自发!
交货期限:
正常库存产品接获公司销售部开具的《出库单》,当日出库。
因缺货等原因不能当日出库的,仓管员应及时联络销售部相关业务人员并说明原因,便于告知客户,协商发货期。货到时,应按协商过的日期即时发货,如因仓库延误发货导致客户取消定货,仓管员对此负全部责任,仓库主管负连带责任。
物品出库时,若无特殊要求情况下,须遵循先进先出原则。
任何物品出库,仓管员均应于出货当日登记入账,以便存货的控制。
为防止错发、重发和漏发,要求做到:“三核对”、“五不发”,“三核对”:出库单与实物相核对、出库单与装箱清单相核对、装箱清单与实物相核对。“五不发”:无计划不发、手续不齐不发、涂改不清不发、规格型号不对不发、未验收入库不发。
《货物出库记录本》按序编号,每季度交至公司分管仓库的领导查看。
第五节 发运管理规定
货物的包装:
货物出库封箱前,仓管员应仔细核对《出库单》所要出库物品的品名、编号、型号、规格、数量是否相符,经核实无误签字确认后,附上装箱清单后方可封箱。
所有物品必须按其性能、属性包垫好,采取完好的保护措施,以防止货物的损坏。
对于体积较小、价值较高的小物品,以及随货发票,一律要求用透明包装袋包装,并作醒目标记,且必须与大件物品捆绑在一起出库。严禁用报纸或其它纸张包装,避免客户当作废弃物品丢弃。
所有发运物品,必须附有货物装箱清单壹份。装箱人员须在装箱清单上签字,并在《发货记录本》上登记签字。
发送快递,必须附有清单壹份,相关人员在清单上签字。发货人员并在《快递记录本》登记。
发往外地的货物如需用木箱装运,则须提前一天至两天订购适合的木箱。
如有其它特殊要求的,按销售部要求包装。
物品的搬运:
按类搬运,搬运货物时应小心轻放,不能猛撞,严禁一切人为可能损坏货物的形为。搬运人为损坏,由相关责任人负责,并按货物实际价值赔偿。
搬运时要注意人员和货物的安全,避免人员伤亡和货物损坏。
因客户业务需要,收货人非订购客户或其收货地点,应由订购客户出具收货指定通知单,其《出库单》应经销售部主管核签后方可办理交运。
仓库接获《出库单》方可发货,但有指定交运日期的,依其指定日期交运。
客户在需要日期上注明“不得提前交运”的,仓库若因库位问题需提前交运时,应先联络销售部人员转告客户同意后,并有销售部门出具的《出库单》后方可提前交运。若是紧急出货时,应由销售部门主管通知仓库主管先予以交运,再补办出货手续。
未经办理入库手续的物品不得交运,若需紧急交运时需于交运同时办理入库手续。
若因工作失误,发错货物或发错地方,造成经济损失。相关责任人应对来回运输费用、及丢失、损坏的货物承担全部经济责任,并视情节轻重处以1-2倍的罚款。
运输保险:
由承运公司发运时,无论以何种方式发运(大巴、汽运、客运、铁路运输等),都必须对所运货物进行投保。
投保金额一般是货物总价值的20%-50%,客户另行约定的除外;易损、贵重物品应相应提高保额,具体需与销售部相关业务人员(主管)洽商。
承运车辆调派与控制:
由公司领导指定专人负责承运车辆与发货人员的调派。
如因公司车辆不够调派的情况下,可另行雇车,但需填写《雇车申请单》,经部门主管签字后方可生效。
如承运车辆可能于营业时间外抵达客户交货地址。货物交运前,仓库发货人应将预定抵达时间通知销售部门转告客户准备收货。
物品的交运:
物品直接交运客户时,仓库人员应开具《出库单》的同时另开具《送货单》,发货人及承运人应于《送货单》上签字。物品送达客户时,请其验收,并签收《送货单》回联。《送货单》客户签收回联由公司指定专人妥善保管。
客户要求自运时,仓库应先联络销售部门确认。物品装载后,承运人(客户)应在《出库单》上签字,并注明“自提”字样。
物品通过承运公司发运时,发货人及承运人应在发运单据上签字,并注明发货日期。发运单据由指定专人妥善保管,便于查对和月底复核、结账。
发货通知:
货物发出后,仓库相关责任人必须及时通过传真、电话方式或手机短信等形式通知客户货物到达的车次、时间和代理货运公司的情况。
如因未及时通知对方造成货物遗失,由相关责任人承担全部责任,并且视情节轻重处以罚款100元-200元。
运费审核及控制:
单次运输费用在1000元(含)以上,应填写《费用审核单》,报请部门主管审批。
仓库每月接获承运公司送回的签收单回联,“运费明细表”及发票存根,应于5日内审核完毕,送至财务部整理付款。
仓库审核运费时,应检查核对开具的回联,是否有逾期送达或相关异常签收(如货物损坏等情况),均依合同规定罚扣运费。
对运输公司的选择应遵循“货比三家”的对比原则,对其价格、安全性、服务快捷进行综合评估,选择最适合的运输公司和运输方式。
运费的控制:无论是公司付款,还是到付,发货人都必须选择最节省、最快捷、最安全的运输公司和运输方式,违“常规”者公司将严肃处理。
第六节 退库管理规定
办理退库手续时,应开具《退库单》,并注明退库原因。
退库物品外观保持完好的,须由技术部门鉴定,确认完好并在《退库单》上签字,仓管员审核签收,方可退货。
退库物品外观未保持完好,由销售人员填具《退库单》签字后,主管确认签字,仓管员审核签收,方可退货。仓管员应在物品上贴上标识及《退库单》编号。
货物报损:
退货物品经技术部门鉴定为无法修复的,经部门主管签字后,由相关退货人员申请报损。
客户遗留的无法修复、使用的物品,转入报损物品入库,报采购部入账。
退回的物品如需特别处理的,仓管员应及时上报主管部门,主管部门应督促相关部门及时处理。
第七节 盘点管理规定
货物盘点分为定期盘点与不定期盘点。
定期盘点即指每月中旬仓管员对常用物品自盘一次,月底进行一次全面的盘点;
不定期盘点即指公司对仓库进行不定期的抽查。
货物盘点的主要内容:检查货物的账面数量与实存数量是否相符;检查货物的收发情况;检查货物的堆放及维护情况;检查各种货物有无超储积压及损坏;检查安全消防设施。
仓管员的自盘:经常对出库率频繁、出库量大的物品进行自盘;每月中旬对常用物品自盘一次;月底实行全面自盘一次。
对货物的盘点一般采用实地盘点法,盘点时相关人员(财务、库管人员)必须在场。
盘点后,应由盘点人填具盘存报告表,如有数量短少、品质不符或损毁情况,应详加注明后由库管人员签名负责。盘点人员均应在盘点情况报告上签字,并报公司主管领导和总经理审阅。
盘点后如有盘盈或不可避免的亏损情形时,应由仓库主管呈报总经理核准调整,若为保管责任短少时,则仓管员对此负全部责任。
非人为原因造成的物品报废,仓管员应将物品妥善堆放。若因仓管员未采取相应的防护措施,使保管物品受潮、堆放不当造成损坏等,由仓管员负责。
如直接保管物品的库管人员变动时,应查对库存物品的移交清册,交接双方会同监交人员进行实盘存。
仓管员定期向采购部递交盘点报告,随时与采购部门沟通库存情况,建立《最低存量基准》,货物低于存量基准时,应马上汇报上级主管和采购部门。
处罚:因仓管员不负责任,保管不善,未按期自盘等原因造成货物丢失或损失,应当负有全部责任,并按批发价赔偿。
第八节 安全管理规定
库房钥匙仅限于库管人员保管。
除库管人员和因业务、工作需要的有关人员外,任何人未经批准,不得进入仓库。
因业务、工作需要进入仓库时,必须先办理登记手续,并要仓库人员陪同,不得独自进入。凡进仓库人员工作完毕,出仓库时应主动请仓管员检查。
仓库不准代私人保管物品,也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓。
任何人员,除验收时所需要,不准把仓库物品试用试看。
做好消防工作,提高对消防安全工作的认识,落实各项消防措施,应配备相应数量的灭火器等消防设备。
做到每月防火检查,消除隐患,一旦发生火灾,应沉着,冷静,及时拨打“119”火警台,并正确使用灭火器,尽力控制火势。
库房内不准堆放易燃易爆物品。严禁吸烟、使用明火,经常检查电线是否有破损现象。吸烟者每次罚款200元。
所有账本、单据、记录本等相关重要的资料应妥善保管好,做到人员离开时应锁好。丢失资料,相关责任人承担全部责任。
人员离开库房时,必须关闭所有电源,锁好所有门窗,加强防患意识。
第九节 考勤/通讯管理规定
仓库物流部考勤时间:上午:08:40-12:00 下午:13:00-18:00
以上考勤时间仅对员工的一种考核,非仓库、物流部门的实际工作时间。因工作的特殊性及不定时性,所有仓库、物流部门员工必须保证当日事当日毕,保证当日工作的及时、连贯完成后方可下班或休息。
严格遵守公司规章管理制度,上班时间坚守工作岗位,不得聊天,不得打私人长途电话、声讯电话,非业务电话不得长时间占线。如有违反,视情节轻重处以30元-100元的罚款,或警告、记过等处分。
通讯管理规定:
星期一到星期日8:00--21:30手机保持畅通。
若因通讯原因,造成工作延误,规定如下:手机关机一次扣款50元;月累计三次(含)以上扣除当月通讯补贴;情节严重者,取消当月岗位津贴。
第十节 奖惩管理规定
奖励规定:
全年发货无错误,公司予以奖励200元-500元。
对仓管员所保管的货物,全年盘点无丢失,无损坏,予以奖励仓管员500元-800元。
发现并能及时制止重大错误形为的发生,避免公司遭受经济损失,视情况给予1000元-2000元的奖励。
工作认真负责,恪守职责,遵守公司各项规章制度。年终予以奖励500元-2000元。
积极进取,努力钻研。对仓库的管理,提出合理化的建议,为公司开源节流做出贡献者。公司予以奖励200元-500元。
惩罚规定:
违反以上仓库管理规定,造成经济损失,仓管员对此负全部责任,仓库主管负连带责任。
公司安排的工作应在规定的时间内执行;如因特殊情况未能及时完成,应主动反馈沟通。
情节轻者处以罚款100元-500元。
多次违反规定、情节严重者按实际价值赔付,并给予警告、记过、降级、记大过、或调离工作岗位,辞退等处分。